Organiseer nu jouw eigen sponsorloop!
Voor jouw club, school, een goed doel of andere organisatie wil je een sponsorloop organiseren. Natuurlijk is dat een heel goed idee, want met een sponsorloop kun je veel geld ophalen. Maar waar begin je? We hebben hieronder 10 tips opgesteld, waarmee jij jouw sponsorloop kunt organiseren.
Zoek een aantal enthousiaste vrijwilligers die samen met jouw de sponsorloop gaan organiseren. Alleen kun je veel maar samen bereik je nog veel meer. Bovendien kun je met elkaar overleggen om zo tot de beste ideeën te komen.
Het belangrijkste om als eerste te bepalen is het moment waarop jullie de sponsorloop houden. Wanneer je de datum weet, kun je daar de hele planning omheen bouwen. Afhankelijk van hoe jullie de sponsorloop invullen kies je de meest geschikte datum. Is de sponsorloop buiten, dan ga je waarschijnlijk voor een maand waarin de kans op droog weer groter is. Bijvoorbeeld in de periode maart t/m september. Houden jullie een alternatieve sponsorloop, bijvoorbeeld in een sporthal, dan is de datum niet afhankelijk van het weer en kies je misschien juist wel voor een vakantieperiode.
Uiteraard kunnen jullie gaan voor een standaard sponsorloop: je kiest een veld en daaromheen worden rondjes gerend. Maar tegenwoordig kun je de sponsorloop ook invullen zoals je zelf wilt. Maak bijvoorbeeld een mooie route door jullie dorp of langs bijzondere plekken die aanverwant aan het goede doel zijn. Of kies in plaats van hardlopen voor een wandeltocht, laat de deelnemers steppen of misschien wel in een kano een route afleggen. Wees creatief om zo deelnemers maar ook de sponsor enthousiast te krijgen!
Nu de basis is gelegd, is het verstandig een lijst te maken met alles wat jullie nodig hebben voor het organiseren van de sponsorloop. Hierop zet je niet alleen materialen maar ook contactpersonen van bedrijven waar je iets van wilt en ook bijvoorbeeld het laten maken van drukwerk. Zorg dat je compleet bent en zet de namen van jullie actieteam achter zaken die je nog wilt regelen. Zo voorkom je dat je later zaken vergeet of dat er zaken niet geregeld zijn.
Nog voordat de sponsorloop daadwerkelijk van start gaat, is het belangrijk dat je iedereen laat weten dat de sponsorloop er aan komt. Communiceer bijvoorbeeld al de datum en het goede doel. Zorg dat alle deelnemers de datum vrijhouden. Wil je graag dat bedrijven ondersteunen bij de sponsorloop? Zorg dan dat ook zij vroegtijdig op de hoogte zijn. Stel een perslijst op van lokale media en informeer hen over de sponsorloop. Misschien wil de lokale tv of krant wel een verslag komen maken of aandacht besteden aan het goede doel om zo voor extra sponsors (en dus een hogere opbrengst) te zorgen.
Wanneer jullie alle voorbereidingen hebben getroffen is het tijd voor de eerste actie: de deelnemers gaan op zoek naar sponsors. Door gebruik te maken van sponsorloop.nl wordt dit zo gemakkelijk mogelijk gemaakt. Deelnemers kunnen hun eigen actiepagina delen met iedereen die ze maar willen: ouders, grootouders, broers, zussen, andere familie, buren, kennissen, noem ze maar op. Doordat er niet per rondje wordt betaald maar een vast bedrag, kan er direct online met iDeal worden afgerekend. Zo hebben jullie zelf geen administratie.
In de fase van het sponsors zoeken is het belangrijk dat jullie als actieteam iedereen aanmoedigen. Zorg ervoor dat de deelnemers enthousiast zijn en actief op zoek gaan naar sponsors. Jullie kunnen overwegen om prijzen beschikbaar te stellen voor degenen die het extra goed doen. Aan de andere kant is het jullie taak om sponsors enthousiast te maken. Vertel ze over het goede doel, zorg voor bekendheid en straal positiviteit uit. Betrek de sponsors ook bij de sponsorloop door iedereen bijvoorbeeld uit te nodigen om te komen kijken bij de sponsorloop zelf.
Na het zoeken van de sponsors is het belangrijkste werk gedaan: de opbrengst is vooraf al bekend. Maar dat betekent niet dat jullie achterover kunnen leunen. De dag van de sponsorloop zelf is daar en dat moet uiteraard een groot succes worden. Wanneer je de sponsorloop organiseert is het goed om ook na te denken over de aankleding van het evenement. Jullie kunnen de jongste deelnemers vermaken met een springkussen of misschien kunnen ze wel verkleed en geschminkt aan de sponsorloop deelnemen. Voor de oudere deelnemers zouden jullie een kleine feesttent met live-muziek kunnen regelen. Zorg ook voor de sponsors; bedank ze en biedt ze misschien wat lekkers aan. Het is in ieder geval goed om van de sponsorloop echt een evenement te maken, waarbij je aan iedereen denkt.
Nadat de sponsorloop is geweest, is het zaak dat jullie de sponsorloop goed afronden. Dat wil zeggen: maak de opbrengst bekend en vertel wat er met het geld gaat gebeuren. Bedank iedereen voor zijn of haar inzet. Laat zien hoe succesvol de dag is geweest door bijvoorbeeld foto’s en video’s te delen. Doordat sponsorloop.nl alle administratie voor jullie uit handen neemt, hebben jullie daar weinig omkijken naar.
Een sponsorloop is een ideaal middel om een traditie van te maken. Denk eens na over wanneer jullie de volgende sponsorloop zouden willen organiseren. Evalueer de afgelopen sponsorloop en vraag deelnemers naar feedback. Zo wordt de volgende sponsorloop een nog groter succes!
Wil jij ook een sponsorloop organiseren? Neem dan snel contact met ons op of meld je direct aan!
